Eigenlijk is het onbegrijpelijk dat er tot voor kort geen echt kalenderprogramma in Windows zat. Want is een pc niet hét apparaat bij uitstek om u te helpen bij het organiseren van uw leven? Vista past daar dus eindelijk een mouw aan. Maak kennis met de onvermoede mogelijkheden van Windows Agenda, dat wel eens een van uw favoriete applicaties zou kunnen worden.

Stap 1

Windows Agenda is in de eerste plaats bedoeld om uw eigen afspraken en taken (to-do’s) voor de komende periode overzichtelijk in te plannen. U kunt daarbij zoveel agenda’s aanmaken als u maar belieft, bijvoorbeeld een voor uw privé-afspraken, een voor uw werk en een met het schema van de babysit. Elke agenda heeft z’n eigen kleurtje en uiteraard heeft u de keuze uit een dag-, week- of maandweergave. Mocht dat nog niet overzichtelijk genoeg zijn, dan kunt u desgewenst uitsluitend de kalenders oproepen die u op dat moment nodig heeft, simpelweg door bij de andere agenda’s het vinkje weg te halen.

Stap 2

Om een nieuwe afspraak toe te voegen dubbelklikt u gewoon op de gewenste datum. Rechts verschijnt dan een venster waar u de details van de afspraak invoert. Te denken valt aan het precieze tijdstip, de locatie, een eventueel ‘terugkeerpatroon’ (elke donderdagavond tennissen, bijvoorbeeld) en de mogelijkheid om uzelf via een pop-up te laten herinneren aan de afspraak.

Stap 3

Erg handig is de mogelijkheid om andere mensen te betrekken bij een afspraak. Stel dat u met vrienden naar de bioscoop wilt gaan, dan kunt u hen daar vanuit Windows Agenda meteen een uitnodiging voor sturen. Selecteer met de knop Aanwezigen: de gewenste personen uit uw adresboek en druk op Uitnodigen. In Windows Mail of Outlook wordt dan een bericht klaargezet waar u zelf nog een woordje uitleg aan toe kunt voegen. Maar eigenlijk hoeft dat niet meer: alles staat al in het ICS-bestandje dat als bijlage wordt meegestuurd. ICS is het iCalendar-formaat, een standaard waarmee talloze kalenders overweg kunnen, waaronder Microsoft Outlook, Google Agenda, iCal van Apple en Mozilla-projecten als Sunbird en Lightning. Wie zo’n ICS-bestand ontvangt, hoeft er maar op te klikken om de complete afspraak (inclusief eventuele deelnemers, opmerkingen en herinneringen) in zijn kalenderprogramma te integreren.

Stap 4

Met de meeste van die programma’s kunt u trouwens niet alleen aparte events, maar ook complete agenda’s exporteren naar het ICS-formaat. Dat maakt het een koud kunstje om van een andere kalenderapplicatie te switchen naar Windows Agenda. Gebruikers van de nieuwe Office Outlook 2007 kunnen zelfs gewoon rechtsklikken op de agendanaam en vervolgens kiezen voor Per e-mail verzenden. Al gebruiken ze die mogelijkheid waarschijnlijk eerder om hun kalender uit te wisselen met anderen, dan om zelf over te stappen op Windows Agenda. Daarvoor zullen ze Microsofts nieuwe programma waarschijnlijk iets te licht bevinden.

Applicaties die hun data niet kunnen omzetten naar het ICS-formaat zijn zeldzaam, en hetzelfde geldt dan ook voor gespecialiseerde converteertools. Het grootste probleemgeval lijkt Outlook 2003: daarmee kunt u wél afzonderlijke afspraken uitwisselen, maar geen volledige agenda’s ineens. Er zijn weliswaar een paar exporteermogelijkheden, maar een gebruiksvriendelijke oplossing hebben we tot op heden niet gevonden.

Stap 5

De grote kracht van Windows Agenda is dat u uw agenda’s kunt publiceren op het internet, waarna anderen er zich op kunnen abonneren. En omgekeerd natuurlijk: u kunt ook een abonnement nemen op de kalenders van uw vrienden en collega’s. Vanaf dat moment wordt het wel héél gemakkelijk om meetings te prikken en feestjes te organiseren. Daarover zo meteen meer. Eerst leggen we uit hoe u uw eigen kalender(s) op het internet zet.

Alvorens u een agenda kunt gaan delen, zult u op zoek moeten naar een plek op het internet waarop u de informatie kunt onderbrengen. En daar wringt momenteel het schoentje nog bij Windows Agenda. Populaire services als iCal Exchange (www.icalx.com) zijn niet compatibel met de nieuwe Vista-applicatie, en de site van Microsoft stuurt de gebruiker met een kluitje in het riet: ‘Raadpleeg uw internetprovider voor de details’… Er is gelukkig een noodoplossing: u kunt uw ICS-bestanden ook gewoon uploaden naar de webruimte die u van uw provider toegewezen heeft gekregen. Wie al een website heeft kan het bestand op de vertrouwde manier, dus via een FTP-programma, online zetten. Noteer vervolgens de URL van het bestand, bijvoorbeeld http://www.mijnsite.nl/Kalender.ics (let op eventuele hoofdletters), en mail die naar uw vrienden of collega’s. Zij kunnen zich dan met één muisklik abonneren op uw agenda.

Voor uzelf zijn echter een paar nadelen aan deze methode. Zo wordt uw kalender niet automatisch opnieuw gepubliceerd op het internet zodra u een nieuwe afspraak noteert. Dat moet u telkens handmatig doen, via het FTP-programma. U vindt de ICS-bestanden op uw pc overigens snel terug door via de Vista-zoekfunctie even te zoeken op ‘ics’. Klik daarna met de rechtermuisknop op het gewenste zoekresultaat, en kies in het menu voor Bestandslocatie openen. Eenmaal u deze bestanden vlot weet te vinden kunt u ze bijna net zo snel online zetten als via de optie Publiceren, maar het blijft natuurlijk een omweg. Nadeel twee is dat u uw kalenders niet zomaar kunt afschermen met een wachtwoord. Gespecialiseerde kalendersites maken gebruik van het zogeheten WebDAV-protocol (Web-based Distributed Authoring and Versioning) dat standaard in deze bescherming voorziet. Wees dus een beetje voorzichtig met wat u allemaal publiceert, ook al is de kans klein dat kwaadwilligen ook interesse hebben in uw kalenders.

Stap 6

En dan zijn we aangekomen bij misschien wel de leukste eigenschap van Windows Agenda: de mogelijkheid om u te abonneren op de kalenders van anderen. Denk eens aan de voordelen die ontstaan wanneer u en uw vrienden of collega’s toegang hebben tot elkanders agenda’s: geen dubbele afspraken meer, meteen zien wanneer uw kameraden nog tijd hebben om een bioscoopje mee te pikken, en een babysit die veranderingen in haar schema eigenhandig kan aanpassen. Het enige wat er moet gebeuren, is dat iedereen elkaar even de link bezorgt waarmee er een abonnement kan worden genomen op de desbetreffende kalender(s).

Daarnaast kunt u ook nog (gratis) een abonnement nemen op de honderden kalenders die door enthousiastelingen zijn samengesteld. Te denken valt aan een kalender met de nationale feestdagen, het Formule 1-seizoen, de kalender van de Tour de France, release-data van films en nieuwe muziekalbums, enfin, te veel om op te noemen. De belangrijkste vindplaatsen voor deze kalenders zijn de sites iCalShare, Attendio! en CalendarData. Zo, en durf nu nog maar eens te zeggen dat u er niets van wist!